Maloca COP30 est un espace multivers qui promeut, accueille et organise des événements de différentes institutions partenaires. Afin d'assurer le bon déroulement de l'événement, il est important de suivre les directives ci-dessous. Ces directives ont été élaborées pour garantir une expérience optimale aux participants et une qualité maximale aux organisateurs. L'objectif est que chacun dispose d'informations complètes sur les démarches à effectuer avant, pendant et après l'événement.

Une FAQ a également été créée pour répondre aux questions concernant les événements partenaires.

1. Demande d'utilisation de l'espace :
   
   Tout établissement partenaire souhaitant organiser un événement à Maloca doit en faire la demande par courriel à maloca

   Après nous avoir contactés, vous recevrez un formulaire de demande à remplir avec les informations relatives à l'événement : date, heure, type d'activité, nombre estimé de participants et matériel utilisé.

   Ces données sont essentielles pour que l'équipe Maloca COP30 puisse déterminer le type d'espace et le soutien technique les plus appropriés.
   
   

2. Définition des rôles de l'événement :
   
   Chaque institution doit désigner au moins un modérateur, parmi les rôles qui seront fondamentaux pour le bon déroulement de l'événement :

   • Organisateur(trice) de l'événement : Assure la liaison avec l'équipe Maloca COP30, gère les demandes de l'établissement, établit la liste de présence (noms, adresses électroniques, numéros de téléphone et affiliation institutionnelle des participants) et la valide après l'événement. Il est à noter que si l'organisateur(trice) décide d'ouvrir l'événement à tous, seuls les participants préalablement inscrits par d'autres établissements pourront y prendre part.

   • Modérateur : veille au respect des règles d'utilisation, gère le temps de l'événement et communique les informations aux participants.

   • Le commissaire d’exposition prépare et valide tous les supports et contenus qui seront présentés lors de l’événement. Seul le commissaire d’exposition (ou le modérateur en son absence) est autorisé à placer des contenus multimédias (vidéos, diapositives, podcasts, etc.) dans les espaces prévus à cet effet.
     
     

3. Invitation et mobilisation des participants :
   
   L’institution partenaire est responsable de l’invitation et de la mobilisation de son public via ses propres canaux de communication. Maloca COP30 n’invite pas directement les participants.

4. Consignes pour les rôles de gestion d'événements à Maloca COP30 :
   
   4.1. Pour le rôle de modérateur :
   
   équipe Maloca fournira un tutoriel contenant des instructions techniques pour les modérateurs. Les Consignes générales pour les modérateurs, les conservateurs et les organisateurs d'événements ainsi que le Manuel de l'utilisateur sont obligatoires et disponibles sur le site web maloca .

   Ce document de directives contient des instructions sur l'utilisation de l'espace, les responsabilités et l'accès au support technique disponible. Après avoir pris connaissance des directives, le modérateur doit répondre à un court questionnaire, en obtenant un score correct d'au moins 80 % pour recevoir une attestation de réussite de la formation aux directives de modération.

   Sans modérateur, l'événement risque d'être annulé.

   4.2. Pour la fonction de commissaire d'exposition :
   
   Le commissaire d'exposition est responsable de la sélection et de l'insertion dans la salle, dans les espaces désignés à cet effet, du contenu multimédia qui sera affiché et consommé par les participants tout au long d'un événement à la Maloca sous sa direction.

   Le conservateur doit suivre les étapes suivantes dans l'exercice de ses fonctions :

   • Sélectionnez le contenu qui sera affiché et consulté par les participants tout au long de l'événement ;

   • Veuillez envoyer tous les fichiers multimédias à l'équipe événementielle Malocavia un dossier cloud partagé (drive) pour un examen et une approbation préliminaires.

   • Une fois le contenu approuvé, le commissaire d'exposition doit convenir avec le modérateur de l'heure à laquelle le contenu sera ajouté aux espaces désignés dans la salle, nécessairement avant le début de l'événement, de préférence 48 heures à l'avance.

   • Pour ajouter du contenu, le conservateur doit accéder à la salle à l'aide de ses identifiants, accepter les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité, puis suivre les étapes suivantes :

     • Grâce aux identifiants fournis par l'équipe événementielle Maloca COP30, qui permettent d'accéder à la modification des espaces réservés au contenu, le conservateur doit choisir les « emplacements réservés » situés dans la salle en fonction de sa préférence quant à la position ou à la séquence du contenu à placer et cliquer sur le bouton « + » situé dans le menu supérieur de l'écran.

     • Le conservateur doit cliquer sur le bouton « verrouiller » de l’objet sélectionné pour ouvrir la fenêtre d’édition. Ensuite, il doit cliquer sur « remplacer ».

     • Ensuite, vous devez choisir le nouveau contenu qui sera inséré à la place de l'espace réservé et le télécharger.

     • Enfin, vous devez cliquer à nouveau sur le bouton « verrouiller » pour le fermer, et le contenu sera mis à jour dans l’espace désigné. 

   • Après l'insertion complète, il est recommandé au conservateur d'effectuer un test d'ouverture et de lecture des fichiers multimédias afin de garantir un fonctionnement correct.

   • Le conservateur est autorisé à mettre à jour des fichiers, à insérer de nouveaux fichiers (à condition qu'ils aient été préalablement approuvés par l'équipe événementielle Maloca COP30) et à supprimer des fichiers à tout moment, y compris pendant l'événement.

   • Le conservateur n’est pas autorisé à accorder l’accès à des tiers pour l’insertion de fichiers, de liens ou de tout contenu multimédia dans les espaces désignés (murs).

   • Après l'événement, le commissaire d'exposition peut supprimer le dossier partagé ou en bloquer l'accès, sans obligation de rendre le contenu ou les fichiers disponibles. La mise à disposition du contenu et des fichiers aux participants doit faire l'objet d'un accord avec le modérateur de l'événement ; l'équipe événementielle Maloca COP30 n'est pas responsable de la décision concernant la diffusion ou la disponibilité du contenu en dehors de la période de l'événement.
     
     

   4.3. Pour la fonction de conservateur :
   

   • L’organisateur de l’événement est le représentant de l’institution partenaire et est responsable de la réalisation de l’événement grâce à une coordination institutionnelle avec l’équipe événementielle Maloca COP30.

   • L'organisateur doit se concentrer principalement sur la mobilisation des participants, le remplissage des formulaires de demande et des ajustements indiqués par l'équipe événementielle Maloca, la complétion de la liste de contrôle et la communication directe avec le modérateur et le conservateur afin d'assurer le bon déroulement de l'événement.

   • L'organisateur est autorisé à contrôler l'accès des personnes et, en collaboration avec le modérateur, à analyser le comportement des participants à l'événement afin de s'assurer que les règles sont respectées par toutes les personnes représentées par des avatars dans la salle.

   • L'organisateur joue également un rôle central dans la demande d'assistance et doit initier toute demande d'assistance technique tout au long de l'événement.

   • Il incombe à l'organisateur de tester l'espace, de s'assurer de son bon fonctionnement et de signaler toute anomalie détectée avant l'événement afin que l'équipe événementielle Maloca COP30 puisse prendre des mesures rapides.

   • L’organisateur doit également s’assurer que les exigences techniques pour la diffusion de l’événement sont respectées, notamment :

     • Connexion internet stable ;

     • Des microphones sont mis à la disposition des intervenants et des animateurs, le cas échéant ;

     • Des caméras de capture d'images et d'audio correctement positionnées pour garantir que les participants accèdent à l'intégralité du contenu transmis ;

     • La transmission en continu est correctement établie et distribuée de manière stable aux participants.

   • Enfin, il est recommandé que l'organisateur aide le modérateur à recueillir les commentaires de l'établissement partenaire concernant l'événement.
     
     

5. Assistance et soutien :
   
   Pendant l'événement, un canal d'assistance opérationnelle sera disponible pour l'assistance technique.

   le modérateur peut être contacté via le canal officiel : maloca

6. Règles de conduite et d'utilisation
   
    : Maloca COP30 dispose d'un code de conduite que tous les participants doivent connaître et respecter. Consultez le code de conduite de l'événement de la CCNUCC ici.

   L’animateur doit rappeler les règles aux participants au début de l’événement, notamment :

   • Autorisations d'utilisation du microphone, de la caméra et du chat, conformément aux règles de chaque espace MALOCA COP30 ;

   • Durée totale et programme de l'événement ;

   • Procédures de clôture et de coexistence respectueuse. 

   L'équipe Maloca peut, à tout moment, intervenir, suspendre ou interdire les avatars qui enfreignent les règles.
   
   

7. Responsabilités après l'événement
   
   équipe événementielle Maloca fournira un formulaire d'évaluation et de commentaires, qui contribuera à améliorer les futures Maloca .

   L’organisateur et/ou le modérateur doivent répondre au questionnaire et peuvent également le transmettre aux autres participants.
   
   

8. Canal de communication officiel.
   
   Toute demande d'assistance, tout signalement d'incident ou toute question opérationnelle doit être adressée exclusivement via ce canal : maloca

    

   En suivant ces directives, votre institution garantit un événement organisé et sûr, offrant la meilleure expérience possible à tous les participants de Maloca COP30.
   

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